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デスクの整理術 【2016/07/25】

      2016/07/25

◆「定位置管理法」で大幅時短

職場において整理整頓は効率化のカギ。収納の定番「定位置管理法」を取り入れて、デスクも頭の中もスッキリさせませんか?
整理整頓のポイントは「何を」「どこに」「どれだけしまうか」のルール化と、それを「いつも明確にわかるようにしておくこと」。実行のポイントは、「消耗品以外は2つ持たない」「ストックの保管も定位置を決める」「定位置を決めたら表にして、記憶に頼らない」など。あなたもトライしてみませんか?

◆デスクにあるものを仕分ける

「整理」は「不要なものを取り除くこと」、「整頓」は「きちんと配置すること」です。まずは「整理」して、要らないものは思い切って処分しましょう。まず、引き出しのものをいったん全部出して、書類、文房具など大まかにカテゴリーごとに仕分けします。一気にすると手間がかかるので、時間が取れない人は、デスクの上、引き出しなど範囲を決めて毎日コツコツと片付けましょう。

「過去1カ月間に使ったかどうか」などを振り返り、業務に合わせて使う、使わないを見極めましょう。同じペンやふせんなどが必要以上にある場合は、共有スペースに戻すようにします。

◆書類は「必要」「不要」「保留」で分ける

デスクにある不要な書類を捨てるだけでもぐんと片付きます。書類を整理するときは、「必要」「不要」「保留」に分けること。不要なものは迷わず捨てましょう。迷ったら
「保留」へ。過去1年間で見たか見ないか、捨てたらもう手に入らないかなどを判断基準にして、仕分けに迷って時間を浪費しないように。保留した書類は定期的に見直して要・不要を判断するように習慣づけましょう。

さらに「必要」と分類したものも「未処理」「処理中」「処理済」に分けて、誰が見てもわかるようにしておくと、自分の不在時も書類が探しやすくなり、休暇中に会社から問い合わせの連絡がくるといった事態も避けられます。

【不要なものの例】
○共有保管されている書類
○デジタルデータがある書類、Webページをプリントアウトしたもの
○用済みのDM、カタログ、パンフレット、マニュアル
○文房具は使用頻度で判断

デスクの整理術

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